院长办公室

第一章总则

第一条本办法所称的医院档案是指在党政管理、医疗、教学、科研、财务、基建、设备、招标、审计和其它各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图片、声像等不同形式载体的文件材料。

第二条医院档案工作是医院工作的重要组成部分，是各项工作的真实记录，是信息资源和历史凭证，是维护医院历史真实面貌的一项重要工作。凡属归档范围的文件材料，必须按有关规定向档案管理科移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。要确保档案的完整、准确、系统、安全，以便开发利用。

第三条档案管理科隶属于院长办公室。统一负责全院档案管理工作。

第二章档案的收集管理规范

第四条各归档部门必须依照《中华人民共和国档案法》等法律法规，确保每项重要工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。医院实行纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：

（一）文书档案类

医院在党政管理中形成重要的党发、院发、工会、二临院文件；上级机关及医院各相关部门的指示、决定、批复、通报、通知；党委会、党政联席会、院长办公会、院长现场办公会记录；各种汇报材料，各部门工作计划及总结；重要电话记录；医院大事记；各类合同。

（二）医疗技术类

医疗档案包括上级关于医疗工作的文件、规定、通知；医疗事故调查分析、鉴定记录；纠分处理文件材料；开展医疗合作的合同、协议；器官移植相关文件、批复及患者资料；医疗项目收费标准的请示及批复，以及能反映医疗工作的有保存价值的文字、图片、音像资料。

（三）科技档案类

科技档案包括课题任务书、立项批件、课题计划、课题验收（结题）申请表、课题验收（结题）材料（含（但不限于）课题结题报告、技术资料、效益证明材料、经费决算等）、课题验收（结题）证书（含（但不限于）项目组成员信息、专家评审意见等）、成果登记表等。

（四）会计档案类

会计档案包括会计凭证类（单位预算会计各种原始凭证和记帐凭证、涉及外事的会计凭证）、会计帐簿类（现金出纳帐、银行存款帐、明细分类帐、总帐）、会计报表类（单位预算、决算报表、日报、季报、固定资产帐）、其它类（会计移交清册、会计档案保管清册、销毁清册）。

（五）基建档案类

基建工程档案应包括每项建筑工程的可行性研究报告；报建手续；立项申请及批复，招标及投标文件；工程地质、水文勘察设计地质资料；考察报告、规划及建设许可证；设计图纸；施工方及监理方的合同书；城建、环保、消防、人防、卫生等主管部门的批准文件；施工文件(含土建施工、设备安装、管线安装、维修改造)；开工报告、工程技术要求、图纸会审记录；施工方案；各种原材料的质检报告；施工记录；每阶段的质检报告；工程质量和安装质量检查记录；竣工文件、竣工验收文件及最终质量检验报告；遗留问题处理文件；医院有关基建工程项目的会议纪要、文件等。

（六）设备档案类

设备档案的主要内容应包括使用部门申请及论证报告、医院同意购置的决定、设备管理部门意见及投标文件；中标通知书；完整的供货手续；供货方的各种资质及各种许可证。到货的所有随机资料、开箱验收记录；安装、验收及调试记录；减免税情况资料；医疗设备专用合同；固定资产验收单；设备资料移交签收表等。

（七）审计档案类

审计档案的主要内容包括上级机关和医院关于审计工作的文件、指示、规定、要求、通知；审计报告、谈话记录、外调材料、工作记录、工作总结等。

（八）招标档案类

招标档案的主要内容包括科室申请报告、项目/申请论证表、招标采购项目审批表、技术参数表、招标/采购文件、招标/采购公告、变更公告、中标/成交公告、评标报告（含评审资料）、中标企业投标文件（副本）、中标/成交通知书、合同/协议、政府采购项目申报审批表、政府采购项目技术参数表、院长办公会/党政联席会会议纪要、进口专家论证表、申请采购进口设备院函、申请单一来源采购院函、单一来源公示、政府集中采购招标代理服务协议。

（九）图片声像档案类

医院在党政活动和医疗、教学、科研等管理活动中形成的具有保存价值的以音像、画面形象等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料。

（十）实物档案类

医院及其工作人员在各类活动中获得的国家、部省颁发的荣誉证书、奖状、奖牌、奖旗、奖章（杯）及馈赠纪念品等实物。

（十一）其他档案

各部门只要能反映医院管理、医疗、教学、科研等工作，具有保存价值的所有文字、图片、音像资料。

第三章档案的管理及查阅

（一）档案管理

1.接收档案必须认真验收，并办理交接手续。

2.案卷不得乱放，不准擅自带离规定的使用场所，应及时入库，档案架及时上锁，严防丢失。

3.除工作人员外不得随便进入档案库房，未经许可不得翻阅案卷等资料。

4.定期清洁核对库藏档案，检查保管质量，做到帐物相符，对破损或载体变质的档案进行修复，发现问题及时处理。

5.档案库房应门窗坚固，保持室内整洁通风，做好防火，防盗、防光、防潮、防虫、防鼠、防尘、防污染等安全措施工作。严禁吸烟和使用明火，严禁存放易燃物品及食品，室内温度应在14 一 20℃，湿度在 45-60%之间。确保案卷的完整与安全，延长其使用寿命。

6.每年要定期对库藏档案进行 1 至 2 次抽样检查，及时掌握档案保管情况，对检查中发现的问题要及时报告，并采取相应的措施予以处理。

（二）档案查阅

1.按规定办理档案查阅登记手续，批准后方可查阅。

2.所查档案不得随意折叠和拆散，严禁随意更改或涂写原始文件，更不允许有撕毁剪切等破坏性行为，查阅者必须严格保证档案的完好无损。未经允许不准使用者擅自拍照、抄录、复印。

3.查阅档案完毕时，应保持实体秩序的排列顺序。

4.各不同的查阅人员未经允许不准私自交换阅览各自所查阅的档案。

5.查阅档案应执行档案保密管理标准的有关规定。

第四章立卷归档及销毁管理

（一）档案归档管理

1.各归档部门于每年 3 月底前将上年度需归档的原始档案材料移交院长办公室档案管理科，并进行登记签字确认。

2.应归档的文件材料要齐全、完整，按其内容的联系，合并整理、立卷。

3.归档的文件材料，应区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。

4.有立卷和归档职能的部门每年度向档案管理科移交档案时，档案管理人员和归档部门移交人根据移交目录，清点核对，并履行签字手续。

（二）档案销毁

1.档案分类：绝密、机密、秘密、普通。

2.销毁程序

（1）绝密档案销毁，由党政主要领导和相关部门负责人鉴定确认。

（2）机密、秘密档案销毁，由档案管理部门分管院领导和相关部门负责人鉴定确认。

（3）普通档案销毁，由档案管理部门主管部门负责人和档案管理科负责人确认。

（4）销毁前由档案管理人员登记造册，档案管理科主管部门负责人和有关部门负责人共同签字，报主管领导批准后，由两人以上在指定地监销，并在销毁清册上签字。

第五章档案的利用

第五条档案工作应立足库藏，科学分析各部门和职工的档案利用需求，加强档案信息的整合开发，开展主动服务，充分发挥档案的凭证价值和信息价值，做好领导和有关部门的参谋和助手，为医院党政管理、医疗、教学、科研等各项工作提供档案服务。

第六条档案工作必须依据有关业务规范，编制配套的检索和参考工具，如档案指南、全宗介绍、专题目录、分类目录、案卷目录、归档文件整理目录等，以保证迅速准确地满足利用者需求，并注意掌握档案的利用效果。

第七条为适应社会发展需求，档案工作应开拓创新，提供现代化的档案信息检索途径，通过数字化的手段最大限度实现档案作用的发挥和信息共享。

第八条对于重要珍贵档案，档案管理科一般不提供外借原件。如有特殊需要，须经档案管理部门主管院领导同意。对借出的档案要及时催还，不得泄密，不准涂改、抽页，不得转借。

第九条凡利用档案，必须按照规定办理利用手续，填写《档案利用效果登记表》。

第十条本管理办法由院长办公室负责解释。